Mikor fontos és mikor sürgős egy feladat?
A fontos-sürgős mátrix, - melyet Eisenhower mátrixnak is gyakran neveznek- a fontosság és a sürgősség alapján határozza meg a feladatok prioritását.
Az ötlet, hogy ezt a két egymással versengő feladatcsoportot egy mátrixban mérjük és hasonlítsuk össze, a volt amerikai elnöktől, Eisenhowertől és Dr. Stephen Covey-tól származik. A rendszer kialakításához az a felismerés vezetett, hogy bármilyen hatékonyan is végezzük el feladatainkat, előbb vagy utóbb bekövetkezik az a pont, ahol a feladatok száma meghaladja a rendelkezésünkre álló időkeretet.
Ahhoz, hogy hatékonyabban dolgozzunk, meg kell értenünk a különbséget a sürgős és fontos feladatok között:
- fontos az a feladat, amelynek végrehajtása elengedhetetlen céljaink eléréséhez, míg
- sürgős az a feladat, amely azonnali figyelmet igényel, és gyakran valaki más céljainak az eléréséhez járul hozzá.
A mátrix 4 eleme a következő a megfelelő instrukciókkal:
- A "fontos és sürgős" feladatokat azonnal saját magunknak el kell intézni.
- A "fontos, de nem sürgős" feladatokat tervezni, ütemezni kell, idő és erőforrás tekintetében is. A feladat delegálhatóvá válik a jó tervezés révén.
- A "sürgős, de nem fontos" feladatokat, ahogy lehet elvégezni, amennyiben lehet, érdemes azokat delegálni.
- A "nem fontos, nem sürgős" feladatokat leghátrébb soroljuk a priorizálás során.
A cél, hogy a "fontos, de nem sürgős" kategóriában dolgozzunk minél többet, hiszen ez a termelékeny és nyugodt munka alapja.
A kártya szimbólumai:
A kártyán a fenti modellt közlekedési eszközökkel szemléltetjük, hogy az adott helyzetben, a körülmények és feladat típusa szempontjából milyen közlekedési módot vagy eszközt választunk, hogy megfelelő módon célba érjünk, el tudjuk intézni a feladatainkat, prioritásokat állítsunk fel.
• A mentőautó sürgős és fontos, hiszen életet ment, baleseteket kezel, szirénázik, és a fényével jelzi, hogy gyorsan kell mennie, hiszen olyan küldetést kell teljesítenie, amely fontos és sürgős. Mindig prioritást kap.
• A teve rendkívül hasznos eszköz a sivatagban, hiszen fontos, hogy eljussunk onnan a célunkhoz, nem gyors és nem sürgős, ha már valaki a sivatagban tölti az idejét. Idő és erőforrás tekintetében ütemezni kell vele.
• A gördeszkát használó fiatal fiú szemmel láthatóan nem olyan fontos vagy sürgős dolgot szeretne elintézni, ha ezt az eszközt használja, valószínűleg a tevékenység nem jelent neki nagy prioritást, csak utoljára, a feladatait követően foglalkozik ezzel.
• A szárnyas hajó pedig a leggyorsabb eszköz a vízen, ha sürgős feladattal kell foglalkozni, de valószínűleg nem feltétlenül fontos az a teendő, amit el szeretnénk intézni, mert ellenkező esetben más eszközt választanánk.
Néhány tipp a modell alkalmazására abból a célból, hogy Ön is át tudja gondolni a saját helyzetét:
• Próbálja elhelyezni a jelenlegi feladataidat a mátrix 4 területére!
• Milyen sorrendben fogja elvégezni a jelenlegi feladatait? Használjon ehhez egy listát, ahol jól láthatóak a határidők és a feladat prioritások is egyszerre!
• Mit gondol, a vezetője is ugyanezt a prioritásokat állapítaná meg? Ha a kérdésben nem teljesen biztos, akkor egyeztessen vele annak érdekében, hogy a célok világosak legyenek.
Nyitó oldal
Webshop
Kapcsolat, elérhetőség
Honlap térkép
Kincses Kriszina @ LinkedIn
A szerzői jog a termék szerzőjének vagyoni és személyhez fűződő jogosultságokat biztosít. A vagyoni jogosultságok révén a termék felhasználására csak a szerző engedélyével kerülhet sor. A felhasználásokért a szerzőt ellenszolgáltatás, ún. jogdíj illeti meg. A szerzői jog megsértése esetén a szerző a polgári jogi felelősség szabályai szerint megkövetelheti a kárának megtérítését. A személyhez fűződő és a vagyoni jogokkal kapcsolatos részletes szabályok a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény II. és III. fejezetében találhatók.